II. Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Mandatsbetreuung und im Notariat

1. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Wahrnehmung der uns durch den Mandatsvertrag mit unseren Mandanten übertragenen Aufgaben, der Interessen der Urkundsbeteiligten im Notariat oder der uns durch Gesetz übertragenen Aufgaben und Verpflichtungen. Insoweit ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vertretung der Interessen von Mandanten, der Bearbeitung der Anliegen von Urkundsbeteiligten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich.

2. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und e) DSGVO, § 3 Abs. 1 LDSG-SH.Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Beurkundungsverfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Sprach- und Schreibbehinderungen), sowie im Einzelfall notwendige, weitere Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung diese besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff. 28 BeurkG.Weiterhin erheben wir auch aus öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister.

3. Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Mandatsbetreuung betrifft folgende Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter, Angehörige, Mandanten, Gegner, Partner und Dritte.

Ferner betrifft die Bearbeitung folgende Kategorien personenbezogener Daten: öffentliche Daten, berufliche Daten, Bildaufzeichnungen, IT-Nutzungsdaten, Grundstücksdaten, Steuerdaten, private Kontakt- und Indentifikationsdaten, Vertragsdaten, Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen, Entgelt- und Zeitwirtschaftsdaten, Bonitäts- und Bankdaten, Daten gemäß Art. 9 DSGVO, Daten zu Straf- und Ermittlungsverfahren sowie biometrische Daten.

4. Empfänger Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies zur Abwicklung des erteilten Auftrages erforderlich ist, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist oder Sie hierin eingewilligt haben. Eine Übermittlung an Drittländer gemäß Art. 13 Abs. 1 f) DSGVO erfolgt grundsätzlich nicht. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem das örtlich zuständige Gericht und die dort angesiedelten Stellen, das zentrale Testamentsregister, sowie das Vorsorgeregister sein. Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zu Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung. Soweit es nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört  insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz  sowie zur Geltendmachung Ihrer Rechte und zur Abwehr von Ansprüchen der Gegenseite. Die weitergegebenen Daten dürfen von  den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.  Das Mandatsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Mandatsgeheimnis  unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

5. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und digital solange diese zu Zwecken einer Kollisionsprüfung oder der Prüfung einer Interessenkollision erforderlich sind. Ferner speichern wir personenbezogene Daten in einzelnen Mandanten bis zum Ablauf der Verjährung möglicher Ansprüche der Beteiligten aus den jeweiligen Vorgängen. Zudem ergeben sich gesetzliche Mindest-Aufbewahrungsfristen aus den Regelungen des HGB, der BRAO, der DONot, des BeurkG sowie der AO und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig. So beträgt z.B. die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gem. § 257 HGB iVm. § 147 AO zehn Jahre ab Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung oder für Urkunden allgemein 100 Jahre gem. § 5 Abs. 4 DONot.